沒有“它”的項(xiàng)目管理，真的危險了

想象一下這樣的場景：

在不久的將來，一家大型電信供應(yīng)商的首席執(zhí)行官將能使用智能手機(jī)應(yīng)用程序查看公司的7項(xiàng)戰(zhàn)略計劃。只需輕敲幾下，她就知道每個項(xiàng)目的狀態(tài)以及每個項(xiàng)目已經(jīng)交付的預(yù)期收益的百分比。不僅項(xiàng)目章程和關(guān)鍵績效指標(biāo)可以隨時查看，每個團(tuán)隊(duì)成員的士氣水平和關(guān)鍵受眾的總體買進(jìn)情況也可以觸手可得。

她深入研究了“重塑品牌”計劃。幾個月前，一家大型競爭對手推出了一個新的綠色品牌，促使她的公司加快了自己的可持續(xù)發(fā)展推廣?；陧?xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目開始時選擇的參數(shù)，已經(jīng)發(fā)生了許多人工智能驅(qū)動的自我調(diào)整。這款應(yīng)用會告知首席執(zhí)行官需要注意的每一個變化——以及潛在的風(fēng)險——并優(yōu)先考慮她必須做出的決策，為每一個決策提供潛在的解決方案。

在做出任何選擇之前，首席執(zhí)行官會打電話給項(xiàng)目經(jīng)理，后者現(xiàn)在大部分時間都在指導(dǎo)和支持團(tuán)隊(duì)，與主要利益相關(guān)者保持定期對話，并培養(yǎng)一種高績效的文化。幾個星期前，項(xiàng)目已經(jīng)稍微落后了，應(yīng)用程序建議團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該應(yīng)用敏捷技術(shù)來加速一個項(xiàng)目流程。

在會議期間，他們模擬可能的解決方案，并就前進(jìn)的道路達(dá)成一致。項(xiàng)目計劃將自動更新，并發(fā)送消息，將更改和預(yù)期結(jié)果的預(yù)測通知受影響的團(tuán)隊(duì)成員和涉眾。

由于新技術(shù)和工作方式的出現(xiàn)，一個原本可能失控——甚至可能失敗——的戰(zhàn)略項(xiàng)目，現(xiàn)在又將獲得成功，并帶來預(yù)期的結(jié)果。

在眼下的時代，項(xiàng)目管理的發(fā)展并不總是那么順利，但上文中描述的項(xiàng)目管理的未來可能在不到十年的時間里就會到來。為了更快地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，創(chuàng)新者和組織現(xiàn)在就應(yīng)該投資于項(xiàng)目管理技術(shù)。

今天的項(xiàng)目管理和未來的道路

每年大約有48萬億美元投資于項(xiàng)目。然而，根據(jù)斯坦迪什集團(tuán)的數(shù)據(jù)，只有35%的項(xiàng)目被認(rèn)為是成功的。另外65%被浪費(fèi)的資源和未實(shí)現(xiàn)的收益令人震驚。

通過多年的研究，我們發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目成功率如此之低的一個原因是用于管理它們的技術(shù)成熟度較低。大多數(shù)組織和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人仍然在使用電子表格、幻燈片和其他在過去幾十年里沒有太大發(fā)展的應(yīng)用程序。當(dāng)你通過可交付成果和截止日期來衡量項(xiàng)目成功時，這些已經(jīng)足夠了，但在項(xiàng)目和計劃總是在適應(yīng)的環(huán)境中——并且不斷地改變業(yè)務(wù)——它們就不夠了。項(xiàng)目組合管理應(yīng)用程序已經(jīng)有了改進(jìn)，但是計劃和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、自動化和“智能”特性仍然缺乏。

如果將人工智能和其他技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用于項(xiàng)目管理，可以將項(xiàng)目的成功率提高25%，這將為組織、社會和個人帶來數(shù)萬億美元的價值和利益。上面故事中描述的每一項(xiàng)核心技術(shù)都已經(jīng)準(zhǔn)備好了——現(xiàn)在唯一的問題是它們多久才能有效地應(yīng)用到項(xiàng)目管理中。

預(yù)計到2030年，80%的項(xiàng)目管理任務(wù)將由人工智能運(yùn)行，由大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)(ML)和自然語言處理提供支持。少數(shù)研究人員，以及越來越多的初創(chuàng)公司，已經(jīng)開發(fā)出將AI和ML應(yīng)用于項(xiàng)目管理領(lǐng)域的算法。當(dāng)下一代工具被廣泛采用時，將會發(fā)生根本性的變化。

項(xiàng)目管理將被改變的六個關(guān)鍵領(lǐng)域：

我們將這些即將到來的技術(shù)發(fā)展視為前所未有的機(jī)遇。為這一顛覆時刻做好最充分準(zhǔn)備的組織和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將獲得最大的回報。幾乎項(xiàng)目管理的每個方面，從計劃到過程到人員，都將受到影響。讓我們來看看六個關(guān)鍵領(lǐng)域。

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1. 更好的選擇和優(yōu)先級

選擇和優(yōu)先級劃分是一種類型的預(yù)測:哪些項(xiàng)目將給組織帶來最大的價值?當(dāng)正確的數(shù)據(jù)可用時，機(jī)器學(xué)習(xí)可以檢測到其他方法無法識別的模式，并且在預(yù)測方面可以大大超過人類的準(zhǔn)確性。

機(jī)器學(xué)習(xí)驅(qū)動的優(yōu)先級劃分將帶來:

• 更快地識別具備正確基礎(chǔ)的啟動準(zhǔn)備項(xiàng)目
• 選擇有更高成功機(jī)會和提供最高效益的項(xiàng)目
• 更好地平衡項(xiàng)目組合和組織中的風(fēng)險概述
• 消除決策中的人為偏見

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2. 為項(xiàng)目管理辦公室提供支持

數(shù)據(jù)分析和自動化初創(chuàng)公司現(xiàn)在正在幫助組織簡化和優(yōu)化項(xiàng)目管理辦公室(PMO)的角色。最著名的例子是法國總統(tǒng)埃馬紐埃爾·馬克龍(Emmanuel Macron)使用最新技術(shù)來維護(hù)法國每個公共部門項(xiàng)目的最新信息。這些新的智能工具將從根本上改變PMO的運(yùn)營和執(zhí)行方式:

• 更好地監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度
• 預(yù)測潛在問題并自動解決一些簡單問題的能力
• 自動準(zhǔn)備和分發(fā)項(xiàng)目報告，并收集反饋
• 為每個項(xiàng)目選擇最好的項(xiàng)目管理方法時更加復(fù)雜
• 流程和策略的遵從性監(jiān)視
• 通過虛擬助手實(shí)現(xiàn)支持功能的自動化，如狀態(tài)更新、風(fēng)險評估和利益相關(guān)者分析

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3. 更好、更快的項(xiàng)目定義、計劃和報告

項(xiàng)目管理自動化中最發(fā)達(dá)的領(lǐng)域之一是風(fēng)險管理。新的應(yīng)用程序使用大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)來幫助領(lǐng)導(dǎo)者和項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)測可能被忽視的風(fēng)險。這些工具已經(jīng)可以提出緩解措施，很快，他們將能夠自動調(diào)整計劃，以避免某些類型的風(fēng)險。

類似的方法將很快促進(jìn)項(xiàng)目定義、計劃和報告。這些操作現(xiàn)在是耗時的、重復(fù)的，而且大部分是手工的。機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理和純文本輸出會帶來:

• 通過自動化耗時的用戶事例收集和分析來改進(jìn)項(xiàng)目范圍。這些工具將揭示潛在的問題，如歧義、重復(fù)、遺漏、不一致和復(fù)雜性。
• 方便調(diào)度流程和起草詳細(xì)計劃和資源需求的工具。

自動化報告不僅可以減少勞動力，而且可以用實(shí)時數(shù)據(jù)取代現(xiàn)在的報告(通常是幾周前的報告)。這些工具還將比目前可能的更深入，以一種清晰、客觀的方式顯示項(xiàng)目狀態(tài)、已實(shí)現(xiàn)的利益、潛在的下滑和團(tuán)隊(duì)情緒。

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4. 虛擬項(xiàng)目助理

幾乎在一夜之間，ChatGPT改變了世界對人工智能如何分析大量數(shù)據(jù)集并在純文本中生成新穎和即時的見解的理解。在項(xiàng)目管理中，像這樣的工具將為“機(jī)器人”或“虛擬助手”提供動力。

Oracle最近發(fā)布了一款新的項(xiàng)目管理數(shù)字助手，可以提供即時狀態(tài)更新，并幫助用戶通過文本、語音或聊天更新時間和任務(wù)進(jìn)度。

虛擬助理從過去的時間條目、項(xiàng)目計劃數(shù)據(jù)和整體上下文中學(xué)習(xí)，以定制交互并智能地捕獲關(guān)鍵項(xiàng)目信息。

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5. 先進(jìn)的測試系統(tǒng)和軟件

如今，你很難找到一個不用橫跨多個系統(tǒng)和軟件類型的項(xiàng)目。很快，現(xiàn)在只適用于某些大型項(xiàng)目的先進(jìn)測試系統(tǒng)將被廣泛使用。

伊麗莎白線是英國橫貫鐵路項(xiàng)目的一部分，是一條擁有新車站、新基礎(chǔ)設(shè)施、新軌道和新列車的復(fù)雜鐵路;因此，項(xiàng)目的每一個元素都要經(jīng)過嚴(yán)格的測試和調(diào)試過程，以確保安全性和可靠性。它需要前所未見的硬件和軟件組合，在經(jīng)歷了最初的挑戰(zhàn)后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開發(fā)了Crossrail Integration Facility。事實(shí)證明，這種完全自動化的場外測試設(shè)施在提高系統(tǒng)效率、成本效益和彈性方面的效果是無與倫比的。嚴(yán)格的審計還可以在設(shè)施全天候運(yùn)行，沒有操作員偏見的風(fēng)險。

用于軟件項(xiàng)目的高級自動化系統(tǒng)測試解決方案將推進(jìn)及早發(fā)現(xiàn)缺陷和自我糾正的過程。這將大大減少花費(fèi)在繁瑣的測試活動上的時間，減少返工的數(shù)量，并最終交付易于使用和無差錯的解決方案。

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6. 項(xiàng)目經(jīng)理的新角色

對于許多項(xiàng)目經(jīng)理來說，將當(dāng)前任務(wù)的很大一部分自動化可能會讓他們感到害怕，但成功的項(xiàng)目經(jīng)理將學(xué)會利用這些工具。項(xiàng)目經(jīng)理不會消失，但他們需要接受這些變化，并利用新技術(shù)。我們目前認(rèn)為跨職能項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是一組個體，但我們可能很快就會認(rèn)為他們是一組人類和機(jī)器人。

隨著行政工作的轉(zhuǎn)移，未來的項(xiàng)目經(jīng)理將需要培養(yǎng)強(qiáng)大的軟技能、領(lǐng)導(dǎo)能力、戰(zhàn)略思維和商業(yè)頭腦。他們必須專注于交付預(yù)期的利益，并與戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。他們還需要很好地理解這些技術(shù)。一些組織已經(jīng)將AI構(gòu)建到他們的項(xiàng)目管理教育和認(rèn)證計劃中，比如美國東北大學(xué)正在將AI納入其課程，教授項(xiàng)目經(jīng)理如何使用AI來自動化和改進(jìn)數(shù)據(jù)集，并優(yōu)化項(xiàng)目的投資價值。

數(shù)據(jù)和人讓未來成為現(xiàn)實(shí)

任何人工智能的采用過程都從數(shù)據(jù)開始，但你必須讓自己的人也做好準(zhǔn)備。

如果沒有可用的和適當(dāng)管理的數(shù)據(jù)，人工智能轉(zhuǎn)型永遠(yuǎn)不會在你的組織中發(fā)生——但如果你不為自己和你的團(tuán)隊(duì)為變革做好準(zhǔn)備，人工智能轉(zhuǎn)型就不會蓬勃發(fā)展。

新一代的工具不僅會改變我們?nèi)绾喂芾眄?xiàng)目的技術(shù)，而且會完全改變我們在項(xiàng)目中的工作。項(xiàng)目經(jīng)理必須準(zhǔn)備好指導(dǎo)和培訓(xùn)他們的團(tuán)隊(duì)以適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。他們應(yīng)該增加對人際交往的關(guān)注，同時盡早發(fā)現(xiàn)員工的技術(shù)技能不足，并努力解決這些問題。除了專注于項(xiàng)目可交付成果外，他們還應(yīng)該專注于創(chuàng)建高績效團(tuán)隊(duì)，讓成員獲得所需的東西，以使他們發(fā)揮最佳水平。

?*本文節(jié)選自《哈佛商業(yè)評論》官方網(wǎng)站，原文題目 “How AI Will Transform Project Management”